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こんにちは、東京エンジニアのS.Kです。
子どもが小学校に上がったのをきっかけに、おやじの会＆PTCA活動に関わるようになりました。
「これ、毎年手作業でやってて大変だよね…」という話を聞く中で、ITの力で少しラクにできないかと考え、少しだけ地域DXっぽいことに取り組んでみました。
今回はその中から、3つの取り組みをご紹介したいと思います。
◆ 旗振り当番表を自動化してみた
PTCA活動の中で毎回地味に大変なのが、旗振り当番表の作成。
年に2回とはいえ、地味に手間がかかり、PC操作が得意じゃないメンバーも多く、「誰がやるのか」で空気がピリッとする…毎年、そんな存在なようです。
そんなわけで自ら名乗りを上げ、担当を引き受けることにしました。
”どうせやるなら効率的に”ということで、Googleフォームで集めた保護者アンケートの結果をもとに、Excel VBAを使って担当を自動割り当てする当番表生成ツールを作成することにしました。
一部、割り当てに考慮した条件を挙げると、こんな感じです。
・旗振りポイントは5箇所。ポイントごとに1日当たりの担当人数が異なる。
・学年ごとに「この日はNG」といった制約あり(兄弟も考慮)。
・第1希望のみ提出の方もいれば、第2希望まで出してくれる方も。
・希望はできるだけ反映（特に第1希望）。
・各家庭の当番回数はなるべく均等に。
・同じ人の当番日が近くなりすぎないように間隔調整。
・特に1年生だけのご家庭は、回数少なめに配慮。
当然、希望が集中するポイントもあれば、なかなか埋まらないポイントもあり。
すべてを完全自動で最適化するのはなかなか難しい…というのが正直なところで、「どこまで自動化し、どこから手動調整するか」の見極めも非常に重要でした。
最終的には、ポイントごとに割り当てを一覧化し、多少の微調整だけで対応可能な仕組みに落ち着いたので、次にやってくる後期の当番表作成もスムーズに進められそうです。
◆ 未読メールをLINEに飛ばしてみた
PTCA関係者で共有しているGoogleアカウントとLINEを連携させ、GASを使って、未読のGmailをグループLINEに自動転送する仕組みを構築しました。
一定間隔で自動通知するよう設定し、確認漏れを防ぐ”最後の砦”として稼働中です。
旗振りの欠席連絡などをなるべく見逃さず、代わりの担当をスムーズに手配することで、最終的には子どもたちの安全を守ることにつながる。
そんな仕組みとして、この通知機能が役立っていればうれしいです。
◆ 名札を自動で作ってみた
おやじの会のイベントで使用する名札も、Googleフォームで集めた名簿データをもとに、VBAで自動生成するツールを作成しました。
学年ごとに背景画像を切り替えたり、名前の長さに応じてフォントサイズや表示位置を自動調整したりと、ちょっとした工夫も盛り込みました。
昨年までは手作業だったこともあり、効率化とクオリティ向上につながったのではと思います。
また、当該イベント以外でも活用できる汎用的なツールとして、今後も色々と活躍の場がありそうです。
◆ やってみて思ったこと
業務で取り組んでいるDXと比べると、規模も課題も全然小さいですが、「便利になった！」「助かった！」「すごい！」といったリアクションはとても新鮮で、何よりダイレクトに伝わってくる分、とても嬉しい気持ちになりました。
ITで効率化や自動化をする上で、やはり大事なのは「それが誰かの役に立っているかどうか」という視点だなと改めて実感しました。
今後も「これ自動化できないかな？」「もう少しラクにできないかな？」という目線を、日々の中で持ち続けていきたいと思います。