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お久しぶりです！Y本です。
最近、仕事をしていて大事だなと感じることがあります。
それは、すごく地味ですがフォルダ整理です。
過去に作成したものを素早く正しく見つけてくることって意外とできてない方が多いなと思います。フォルダ構成が乱雑な場合、時間をかけて探した挙句、古いものを間違って使用してしまった等々、作業効率が下がってしまいます。綺麗なフォルダ構成は社会人スキルの一環と言ってもいいかもしれません。
誰もがわかりやすいフォルダ構成って難しいかもしれませんが業務で困ることなるので、個人的に気をつけていることをご紹介したいと思います。
・デスクトップにはできるだけファイルやフォルダを置かない
→作業の際に間違って触ってしまったり取り違えてしまうことに気を配ることがもう面倒なので、1フォルダだけ置いています。
・絶対に守る大まかな命名規則は決めておく
→通し番号_分類名→(例)001_会議資料
・必要に応じてフォルダに通し番号を頭につける
→優先度の高いフォルダから採番していく
→内容にダブりが出て、どこに入れたらいいかわからないパターンがでてくるので、必ず大きな分類ごとにつける
・フォルダ階層を増やしすぎない
・毎月や毎日など連続して作成するフォルダには年月日を頭につける
→「最新」というファイル名はいずれ最新ではなくなるので使わない
・同じプロジェクト内でファイルを二重に管理しない
・作業をした後ではなく作業前にフォルダ名、ファイル名を決めて事前に整理できる形を作っておく
こうやってみると当たり前なことなのですが、日々忙しくて疎かにしてしまい結局ぐちゃぐちゃということが起きないよう、いつも意識していきたいですというお話でした。
読んでいただきありがとうございました！
またお会いしましょう^^